Modelos de gestão orientada a processos

Era do Processo

Vivemos em uma era controlada por processos, em que todos os trabalhos importantes realizados nas organizações envolvem isso. Não estar ciente de como realizar uma gestão orientada a processos é não saber gerir sua empresa da forma correta e ainda dar espaço para os concorrentes que entendem mais do assunto.

Uma boa gestão empresarial sabe administrar os processos e adequá-los as necessidades da sua empresa e mercado. Para isso, vamos entender primeiramente o que são processos e como utilizá-los.

O que são processos?

É um conjunto pré-definido de passos que devem ser realizados a fim de concluir uma tarefa. Isso significa que ele é descrito em detalhes para que possa garantir a eficiência do resultado, auxiliando no planejamento e na execução de um serviço.

Onde os processos são utilizados na empresa?

Em tudo que é realizado dentro da empresa há um processo envolvendo pessoas, procedimentos, recursos e tecnologia com o objetivo de alcançarem algum objetivo de determinada área da organização.

Saber identificar esses processos e geri-los da forma correta é primordial na nova gestão empresarial.Para isso, vamos entender como funciona a Estrutura Organizacional por Processos.

A Estrutura Organizacional por Processos

Depois de entender o que são processos, vamos entender porque fazer uma gestão baseada neles em sua organização está também relacionado com a estrutura organizacional de sua empresa e pode tornar seus processos muito mais eficazes, eficientes e adaptáveis.

Essa gestão requer um sistema de trabalho que exige novas habilidades e maior autonomia, promove o trabalho em equipe, estimula a cooperação e comunicação direta, toma decisões baseadas nas necessidades dos clientes e quebra o velho paradigma da divisão por função dentro da empresa.

Quais as vantagens da Gestão por Processos?

Dentre as maiores vantagens de utilizar esse tipo de gestão temos:

  • Foco no trabalho;
  • É simples e ágil para a realização das atividades;
  • Permite mudanças e flexibilidades na organização e na estrutura organizacional;
  • Possibilita uma visão integrada da empresa;
  • Facilita a gestão do conhecimento e competências.

Onde pode ser utilizada a Gestão por Processos?

Ela pode ser utilizada em vários setores, englobando diversos departamentos de uma empresa, como o financeiro, recursos humanos, comercial, produção e muitos outros.Enfim, toda área em que sejam identificados processos pode ser melhorada com esta gestão.

Para que isso seja possível, basta seguir alguns passos:

1 – Entender a estrutura organizacional da organização

Este é o primeiro passo antes de gerir uma organização através dos processos: ter em mente algumas variáveis como descrito na figura abaixo:
A idéia geral é responder as perguntas propostas:

  • Por que a organização existe? Qual a missão de sua empresa?
  • Quais os processos que apresentam mais impacto em seu negócio e afetam mais diretamente seus clientes?
  • Quais os recursos necessários para que os produtos que os clientes desejam possam ser produzidos?
  • Qual o diferencial e a essência dos produtos que sua empresa oferece aos clientes?
  • Como gerenciar todo este fluxo de informação, atividades e produtos com o objetivo de atender aos seus clientes?

2 – Fazer o detalhamento ou mapeamento de processos

Nesta parte você fará um detalhamento de todos os processos existentes na organização, identificando os motivos de serem realizados desta forma. É preciso fazer a inter-relação existente entre todos eles.

3 – Identificar as possíveis melhorias nos processos

Aqui você irá repensar a metodologia de todos os processos e estudar novas mudanças que possam vir a melhorá-los.A idéia principal não é gerar um trabalho extra, aumento de custos ou riscos para empresa. O que deve ser definido e estudado são as oportunidades de melhorias como incrementar, simplificar, automatizar ou eliminar determinado processo.A alternativa de terceirização também está inserida neste momento.

Toda esta análise deve ser feita de forma conjunta com os diversos departamentos e com todos os envolvidos da empresa.

4 – Implantar o novo modelo de gestão

A estrutura organizacional da empresa já foi repensada, os processos já foram definidos e analisados, as possíveis melhorias já foram estudadas, assim falta somente colocar tudo em prática.

Esta fase envolve uma mudança cultural dentro da empresa, motivo pelo qual a estrutura organizacional sofre alterações.A percepção das relações entre os processos deve ser maior a partir de então.Desta forma, não basta simplesmente controlar as adaptações feitas nos processos, mas também é preciso dar treinamento e proporcionar integração entre os colaboradores da empresa para garantir a eficácia dos bons resultados.

É importante separar esta fase de implantação em prioridade de processos, definindo quais serão feitos a curto, médio e longo prazo.

Prontinho! Talvez você nunca tenha imaginado que gerir processos da forma correta poderia aumentar a produtividade e até diminuir custos de sua empresa. Mas agora você já sabe que é possível. Mãos a obra!

Por Jeniffer Silva

[Este artigo faz parte de uma série de artigos que compõem o curso de gestão empresarial]

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